Správa a řízení, elektronický oběh dokumentů

Zaveďte pořádek ve svých dokumentech - pomůže Vám systém dokoniCASE!

Možná občas řešíte problém, že aktuálně nevíte, kde se nachází faktura, kterou chcete schválit (občas se i ztratí), v jakém stavu je Vaše žádost či zda k danému projektu máte již všechny potřebné dokumenty ve správné verzi. Je-li tomu tak, pak právě Vám pomůže naše řešení pro elektronický oběh dokumentů dokoniCASE.

Prospekt dokoniCASE » | Video »

Řízená dokumentace dokoniCASE - získejte o všem přehled:

  • Nikdy se Vám neztratí žádný dokument.
    Díky dokoniCASE se můžete kdykoli odkudkoli podívat, u koho se daný dokument v průběhu svého životního cyklu nachází a v jakém je aktuálně stavu.
  • K danému dokumentu vždy získáte všechny potřebné údaje, podle kterých dokumenty můžete snadno a rychle vyhledávat.
    DokoniCASE ohlídá, aby každý dokument obsahoval všechny požadované informace (indexy/metadata). Bez těchto údajů dokoniCASE nedovolí přechod dokumentu do dalšího stavu nebo jeho odeslání do archivu.
  • Kontrola přístupu umožní práci s dokumentem až tehdy, kdy jsou splněny všechny předchozí podmínky.
    DokoniCASE umožňuje jednoduchou definici přístupů a práv pro práci s aktuálními dokumenty, včetně předávání mezi jednotlivými uživateli. Nebude se např. stávat, že dojde k proplacení faktury, aniž by ji předtím schválil nadřízený. DokoniCASE tak zajistí, aby byly řádně dodrženy firemní procesy.

DokoniCASE - řízená dokumentace, elektronický oběh dokumentů, firemní procesy

DokoniCASE využijete i Vy

Ne vždy potřebujete či můžete od začátku nasazovat složité komplexní systémy na řízení dokumentace. DokoniCASE je systém jednoduchý na implementaci a vzhledem k použité technologii Vám umožní růst.

  • DokoniCASE můžete nasadit jako hlavní aplikaci pro archivaci digitálních dokumentů.
  • Můžete jej použít i jako doplněk stávajícího DMS systému.
  • Je vhodný jako nástroj pro indexování dokumentů před vstupem do jiného systému.
  • Lze ho využít prakticky pro jakoukoliv agendu dokumentů, kde je cílem každý dokument smysluplně označit, zařadit a uložit pro budoucí jednoduchý přístup.

Jednoduchost a efektivnost - co dokáže dokoniCASE?

1. krok: Skenování nebo vstup elektronického dokumentu
Zasílání papírový dokumentů do dokoniCASE je díky multifunkcím Konica Minolta velmi jednoduché. Oprávněný uživatel pomocí stisku tlačítka naskenuje dokument včetně dalších dostupných informací (metadata). Je-li dokument již v elektronické podobě (např. v došlé el. poště), vložíte jej do aplikace snadno, podobně jako přidáváte přílohu do e-mailu.

2. krok: Automatické vytěžení dokumentu
Systém z dokumentu automaticky vytěží nejen textové informace (OCR) včetně ručně psaného textu (ICR) apod., ale i čárové kódy nebo strukturovaná data (zónové vytěžování). Tyto údaje pak mohou sloužit třeba ke snadnému dohledávání informací nebo k předání metadat dalšímu systému.

3. krok: Vstup do dokoniCASE
Dokument vstupuje do dokoniCASE včetně všech získaných metadat z multifunkce a z procesu automatického vytěžování. Tato metadata mohou v systému určovat postup zpracování dokumentu.

4. krok: Přiřazení informací o typu dokumentu a workflow
Změna vlastníka dokumentu, změna typu dokumentu, změna nebo úprava údajů. Uživatelé doplní k dokumentu požadované indexy, přičemž systém zaznamenává, kdo a kdy doplnil jaké údaje, případně komu dokument předal. DokoniCASE zároveň zajistí, aby se k dokumentům dostal jen ten, kdo má oprávnění a navíc zabrání tomu, aby se nekontrolovatelně vytvářely další verze jednoho dokumentu, který by byl ukládán na více místech jen proto, že je logicky zařazen do více oblastí.

5. krok: Archivace, inteligentní uložení dokumentů
Jakmile dokument obsahuje požadované indexy, může být převeden do archivu v systému dokoniCASE. Pokud je požadováno, lze dokument společně s indexy odeslat do externího systému (ERP, DMS, apod.) V obou případech je možno v dokumentech efektivně, strukturovaně vyhledávat.


Příklady dokumentů, které lze v systému dokoniCASE
evidovat, sdílet, schvalovat, archivovat a vyhledávat:

  • plán výroby
  • zápisy z porad
  • reklamační řízení
  • přepravní listy
  • interní směrnice a předpisy
  • ISO normy
  • ceníky
  • cestovní příkazy
  • evidenční listy výrobku
  • instalační protokoly
  • došlá a odchozí pošta
  • likvidační protokoly
  • nabídky
  • personální dokumentace

Máte zájem o bezplatnou konzultaci?

Kontaktujte nás pomocí následujícího formuláře:

BEZPLATNÁ KONZULTACE
* povinná informace

*
*
*