840 740 840

Digitalizace dokumentů

Zrychlete firemní procesy a zvyšte efektivitu digitalizací dokumentů. Převádějte papírové dokumenty do prohledávatelného či editovatelného formátu přímo z panelu multifunkcí Konica Minolta a využívejte naplno řešení pro vytěžování dat z faktur nebo dalších dokumentů a formulářů. Získáte tak základ pro přehledný funkční elektronický archiv s možností snadné archivace dokumentů, jejich sdílení a vyhledávání potřebných informací.

Skenování do editovatelných formátů – ScanFlow

Naučte multifunkci převádět papírové dokumenty do Wordu, Excelu či prohledávatelného PDF. Vše snadno z jednoho zařízení, dostupné pro všechny zaměstnance.

Papírové dokumenty vložíte do podavače zařízení a na ovládacím panelu jednoduše zadáte požadovaný formát. Stroj již zařídí vše potřebné. Obsluha je intuitivní, bez nutnosti instalovat software na jednotlivé stanice a funkce je přitom přístupná všem.

Přínosy ScanFlow:

  • Elektronické a editovatelné dokumenty místo papírových dokumentů
  • Úspora času – odpadá pracné přepisování papírových dokumentů
  • Archivace dokumentů v PDF s prohledávatelnou textovou vrstvou
  • Možnost definice parametrů souboru přímo v multifunkčním zařízení
  • Řešení bez nutnosti instalace software na pracovních stanicích

Poloautomatické vytěžování faktur – ScanFlow Invoices

Zrychlete a zjednodušte zpracování přijatých faktur. Systém automaticky vytěží data, ověří jejich správnost a předá je k dalšímu zpracování do vašeho informačního systému.

Přínosy řešení ScanFlow – Faktury:

  • Minimalizace práce uživatele díky poloautomatizovanému zpracování
  • Automatické vytěžení údajů a následná archivace dokumentu se založením záznamu v informačním systému
  • Kontrola dat na vstupu – validace oproti ERP systému
  • Minimalizace chyb a překlepů, kontrola dokumentů, které vstupují do systému
  • Integrace se stávajícími informačními systémy a DMS

Automatické vytěžování dat – ABBYY FlexiCapture

Řešení pro automatické vytěžování dat z papírových i elektronických dokumentů jako jsou faktury, smlouvy či formuláře. Výrazně snižuje čas zpracování a odstraňuje chybovost spojenou s ručním vyhledáváním údajů, jejich přepisováním nebo kopírováním. FlexiCapture je ideální pro organizace, které pracují s větším množstvím dokumentů.

Jednou z hlavních předností ABBYY FlexiCapture je schopnost naučit se rozpoznat typy dokumentů a ty pak dle předem definovaných pravidel zpracovat. U každého typu se pak v dokumentech automaticky vyhledají požadované údaje a ty se uloží nebo předají danému systému nebo systémům (ERP, DMS).

Příklady typického použití:

  • Z faktury vyčte IČO, splatnost, variabilní symbol, částku k úhradě, měnu a všechny další potřebné údaje. Ty následně předá účetnímu systému pro zaúčtování a provedení platby nebo DMS systému vč. faktury ve formátu PDF/A pro dlouhodobou archivaci.
  • Ze smlouvy získá údaje o smluvních stranách, zkontroluje přítomnost podpisů a následně dokument založí do DMS systému s vytěženými indexy pro snadné pozdější dohledání.
  • Z dotazníku či testu vyčte odpovědi, které uloží do přehledné excelové tabulky pro následné vyhodnocení a analýzy.

Dlouhodobá archivace – ABBYY Recognition Server

ABBY Recognition Server je výkonným řešením pro automatický převod papírových a obrazových dokumentů do elektronických souborů, vhodných pro dlouhodobou digitální archivaci a fulltextové vyhledávání.

Software automaticky získává obrazy dokumentů ze skenerů, souborů, e-mailových serverů i z knihoven MS SharePoint. Optickým rozpoznáváním znaků (OCR) vytváří text pro vyhledávání a nabízí možnost přidat metadata. Zpracovává také čárové a QR kódy.

Výsledná data ukládá přímo do síťových složek nebo různých systémů pro ukládání a správu dokumentů, a to ve formátech prohledávatelných PDF, XML dat nebo souborů MS Office.