840 740 840

Řízení a správa dokumentů FlowDoc

FlowDoc je platforma vyvíjená Konicou Minoltou jakožto úložiště dokumentů nezávislé na prostředí, ve kterém běží, se snadnou integrací okolních systémů. Pokrývá celý životní cyklus dokumentu.

Pomocí předdefinovaných workflow můžete řídit tok dokumentů napříč firmou. Nastavení přístupových práv zajistí, aby daný dokument mohla zobrazit případně editovat pouze oprávněná osoba, případně širší skupina uživatelů. Zadáváním metadat pak můžete snadno vyhledávat dokumenty podle toho, co obsahují, namísto toho, v jaké složce jsou uloženy.

Samozřejmostí je přístup pomocí mobilního zařízení, přes které pak můžete jednoduše například schvalovat faktury, kontrolovat přiřazené úkoly nebo generovat náhledy.

Funkcionality FlowDoc

Řízení přístupových práv – každý uživatel se hlásí pod svým účtem a má přístup pouze k dokumentům relevantním jeho roli/osobě, týmu (LDAP)
Notifikace – možnost nastavení zasílání upozornění na změny nebo požadovanou součinnost nad dokumentem
Auditní log – snadné dohledání kdo, kdy a jak s dokumentem nakládal
Úkoly a reporty – každý uživatel si může zobrazit přehled Nových úkolů. Má tedy přehled o všech dokumentech, které čekají na jeho akci, aby se mohli posunout dál nebo dostat do stavu dokončeného workflow. Umožňuje také generování hromadných reportů podle zvolených kritérií
Číselníky – v rámci číselníků lze snadno doplňovat položky do všech přístupných kategorií, které pak usnadňují výběr metadat k jednotlivým souborům a zpřehledňují strukturu

Benefity FlowDoc

Využívá open-source databázi (finanční úspora)
Snadná integrace s okolními systémy
Přístup z mobilních zařízení
Přednastavené základní agendy
Možnost individuálních workflow
Další informace viz brožura FlowDoc

Faktury

Umožňuje zpracovávat faktury přijaté i vydané. Pomocí definovaných pracovních worflow faktura propadá ke schvalování a následnému exportu dat pro zaúčtování do navazujícího systému. Lze předsadit nástroj pro vytěžení dat z faktur.

Umí pracovat s formátem ISDOC, což je typ XML, který je podporován českou legislativou a drtivá většina ERP a účetních SW tento standard podporují. Předdefinované je 5ti krokové workflow s respektováním finančních limitů pro faktury přijaté.

Smlouvy

Řešení pro ukládání a správu smluv, nad kterými se dají spouštět workflow. Eviduje se hlavička se smluvními partnery, expirace, přílohy… V Náhledu smlouvy lze zobrazit samotnou smlouvu, navázané a připojené dokumenty, metadata, stav zpracování v rámci workflow diagramu, auditní log.

Přístup ke smlouvám je řízený natavením přístupových práv pro skupiny nebo role.

Řízené dokumenty

Pomocí agendy pro řízení dokumentů lze snadno vybrat skupinu lidí, kteří se mají seznámit s dokumentem (směrnice, pracovní postup atd.). Je možné vybírat celé skupiny, ale i individuálně uživatele mimo skupinu. Ti pak mohou dokumenty připomínkovat a potvrzovat.

Přehled a výsledky schvalovacího procesu (kdo a kdy se seznámil/potvrdil) lze exportovat do XLS.

Datové schránky

Stahuje přijaté zprávy včetně příloh a ukládá je na úložiště. Uživatel tak nepřichází o data, která se z datových schránek automaticky mažou po 90 dnech nebo jejichž uložení je zpoplatněné, ale má je stále přístupné ve FlowDoc.

Důvěryhodný archiv

FlowDoc ve spojení s digitálním podpisem a časovým razítkem umožňuje důvěryhodně ukládat dokumenty v souladu s legislativou. Integrita zaručuje původ a pravost (neměnnost) dokumentů.

Skartace

Uživatel zde může vybrat dokumenty, které mají z nějakých důvodů povinnou platnost na určité období. Skartace se využívá, aby nepotřebné soubory nezůstávaly uloženy a nezabíraly místo.

U některých dokumentů může být nařízené (zákonem, vnitřní směrnicí) jejich odstranění po uplynutí lhůty. FlowDoc zajistí jejich automatické odstranění včetně auditního logu, který dokládá jejich výmaz z evidence.